医学部基建工程处档案管理办法 (试行稿）
2016-07-07北京大学医学部基建工程处固定资产管理制度 （试行）
2016-07-07一、总则
（一）为保证基建工程处（下称基建处）工程建设合同规范化管理，提高工作效率，根据《北京大学医学部对外签订合同实施办法》，结合基建处实际情况，特制定以下流程。
（二）本流程所称工程建设合同包括工程及与工程建设相关的货物、服务等的合同。
（三）合同签订实行转签审核责任制。
二、合同审核
（一）在签订工程建设合同前，应通过相应的审核程序。各部门应分工协作，各负其责，共同把关，维护学校利益。
（二）招标采购办公室（下称招标办）按照合同管理细则和工作流程组织实施审核程序。应优先使用国家、北京市有关部门制定或经医学部法律事务小组备案的示范合同文本，并根据工程实际情况对合同进行补充、修改。
（三）合同文件的组成部分包括合同协议书、中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、招标文件及附件、投标函及投标函附录、
已标价工程量清单、图纸、技术标准和要求、施工组织设计。
（四）合同金额在5万元以下的按基建处内部审核程序办理，合同额在5万元以上（含5万元）的重要合同内部审核后按学校有关规定进入外部转签流程。
三、内部转签
（一）根据合同类别不同，由基建处相关办公室在岗位职责范围负责审核，并签署意见（见附件1），各办公室合同转签审核须在1个工作日内完成。
（二）具体审核责任如下：
1.招标办：负责组织起草相关合同，就合同中商务条款审核。
2.规划办：负责工程建设前期项目技术条款审核。
3.施工办：负责工程建设施工、监理等合同技术条款审核。
4.主管处领导：负责合同中技术、商务条款内容复审。
5.招标办根据处长审批意见，将合同相关资料提交律师审核或直接进入合同外部转签流程。
四、外部转签
（一）依次由使用管理部门、基建工程处、法律事务小组、计财处、审计室根据其职责内容转签合同，并签署意见（见附件2）。各部门须在2个工作日内完成合同流转。
（二）各部门合同转签意见反馈后，由招标办就其中修改意见告知施工单位，其中有争议条款组织相关办公室、主管处领导进行合同谈判，修改完善达成一致后呈送分管基建、财务的医学部副主任审批。
五、合同签订、移交
（一）合同审批通过后按《北京大学医学部对外签订合同实施办法》的规定加盖公章。
（二）在合同签订前和履行过程中双方的来往信函、传真、票据、履约凭证（如交货单）等合同附属文件，由上述相关办公室负责整理完备交招标办存档。
（三）合同签订完成后，招标办应按照学校档案管理规定进行归档，并将工程建设项目相关合同资料复印件移交施工办、规划办或使用管理部门，便于建设项目的启动及对合同履行情况进行监督检查。
六、合同管理
（一）严格合同管理，减少工程索赔，项目负责人要执行合同中的条款，防止因管理不到位而出现工程索赔。
（二）项目负责人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同，或收到对方对学校履行合同提出的异议时，应及时评估风险并报告主管处领导，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。
（三）依法订立的合同，不得擅自变更或者解除，确因情况出现较大变化或出现不可抗力，需要变更或解除的，由招标办将情况咨询法律事务小组并报医学部批准。
七、附 则
（一）本流程由基建处负责解释。如有未尽事宜，按照国家及北京市的有关法律、法规执行。
（二）本流程自公布之日起施行。
