基建工程处请假及加班管理规定（试行）
2016-07-07基建工程处工程建设合同签订流程
2016-07-07为了加强我处档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥基建档案在学校教学、科研及生活配套设施等各方面的维修、改扩建、查询等使用及管理需要中的作用，特制订本办法。
一、 基建档案工作的基本原则
1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建项目类档案。 2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3 基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到建立档案贯穿于基建工程的全过程。
4 把基建档案工作纳入医学部基建处的计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。
二、基建项目案确定原则及范围
1 、确定的原则 （1）归档的基建项目管理材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；
（2）归档的基建项目材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证准确、完整、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性 。 2、归档的主要内容和重点 （1） 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面（具体范围见附件一）。 （2）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
三、 基建文件材料收集和管理
1 、档案工作要与基建项目的建设实行”三同步”管理，即：建设项目的立项与档案工作同步（在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时，同时相应地提出对档案工作的要求）；建设项目的建设过程与档案工作同步（检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况）；建设项目竣工验收与档案工作同步（竣工验收时，同时验收工程档案资料）
（1） 土地征购、立项、审批、勘察设计、报建等前期所有资料由规划办公室负责收集；
（2）招标阶段所有资料由招标采购办公室负责收集；
（3）施工至工程竣工结束阶段所有资料由施工管理办公室负责收集。
（4）各办公室项目负责人将相关资料全部收集齐全后组卷成册，编制好目录，填好项目资料交接单，经所在办公室主任复核并审签后及时以书面的形式转交档案管理员 (资料交接单见附件二）。
2、档案管理要分级负责
（1）医学部基建处要有一位主管副处长分管基建档案工作，随时了解基建项目主要的工程进展，统筹、指导档案管理员及项目负责人做好基建文件材料的积累交接工作；
（2）各办公室主任对各自管理部分的档案的正确、真实、完整负有复核的职责；
（3）项目负责人对项目档案的正确、真实、完整负直接责任；
（4）档案管理员负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
四、档案材料归档和组卷要求
1、归档要求
（1）归档的基建项目材料要字迹工整，图象清晰，法律手续齐全。 （2）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。 （3）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。 （4）工程承包合同或施工协议书中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收等环节做出规定。
2、整理组卷
（1）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建处主管基建档案副处长组织、指导、督促项目负责人及档案管理员对本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
（2）根据基建项目材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建项目材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目、资金来源组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按性质分别组成案卷。
（3）文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件的附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、暖通竣工图、强弱电竣工图、设计变更图）。
（4）工程竣工后，施工管理办公室项目负责人填写归档说明（归档说明统一表格，形式见附件三），由施工管理办公室主任及副处长审签后交由基建档案员存放放在第一卷的卷内目录之前。
五、基建项目档案的归档验收
1、基建项目在验收前，基建处项目负责人及档案管理员对准备归档的基建文件材料进行预验，档案资料要符合归档要求，否则不能组织工程竣工验收。
2、基建处档案负责人应是工程验收小组成员，会同医学部基建处负责基建文件材料的验收工作。
3、基建项目在竣工验收后两个月内归档。主管档案的负责人要认真进行审查验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
六、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、原则上本单位内部工作人员因工作需要都可以借阅，外单位人员查阅相关档案时必须由本单位工作人员出具借阅申请并由主管档案负责人签字认可。借出档案时应注意借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；
（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；
（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由基建档案管理员和借阅者当面核对清楚；
（6）档案如有丢失、损坏，要立即追究当事人责任；
（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
七、档案的移交
1、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，根据有关规定及基建工程处实际情况，确定档案保存期限，定期与医学部档案馆做好档案交接手续。档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
2 、基建档案资料的整理、立卷、填写案卷目录、卷内目录、编制移交目录等规范和要求应与国家建委、北京市规划局城建档案馆及北京市质检站的要求统一，以便每个基建项目的档案资料在市城建档案馆和校档案馆同时建档，统一归口。
八、档案的销毁
基建工程处对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报主管领导批准后予以销毁。
九、附则
1、本实施细则由医学部基建工程处负责解释。
2、本实施细则经医学部招标会研究通过，自发布之日起施行。
高等学校基本建设类档案归档范围和保管期限表
| JJ11 综合 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 上级有关基建工作的文件 | 长期 | ||
| 2 | 基建工作规章制度 | 长期 | ||
| 3 | 基建工作计划、总结、简报 | 长期 | ||
| 4 | 基建工作总体规划 | 永久 | ||
| 5 | 基建工作年度(季度)总结、统计报表 | 永久 | ||
| 6 | 基建工程财务预、决算 | 长期 | ||
| 7 | 全校性总体规划、设计总平面图 | 永久 | ||
| 8 | 水、电、气管道分布图 | 永久 | ||
| 9 | 地质勘探、地形测量材料 | 永久 | ||
| JJ12—1 可行性研究 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 项目建议书及上级批复 | 永久 | ||
| 2 | 可行性研究报告 | 永久 | ||
| 3 | 项目评估 | 永久 | ||
| 4 | 环境预测、调查报告 | 永久 | ||
| 5 | 设计任务书及计划任务书 | 永久 | ||
| JJ12—2 设计基础 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 | 永久 | ||
| 2 | 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 | 永久 | ||
| 3 | 水文、气象、地震等其它设计基础材料 | 永久 | ||
| JJ12—3 设计文件 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 初步设计 | 永久 | ||
| 2 | 技术设计 | 永久 | ||
| 3 | 施工图设计 | 短期 | ||
| 4 | 技术秘密材料、专利文件 | 永久 | ||
| 5 | 设计计算书 | 长期 | ||
| 6 | 关键技术实验 | 永久 | ||
| 7 | 总体规划设计 | 永久 | ||
| 8 | 设计评价、鉴定及审批 | 长期 | ||
| JJ12—4 工程管理文件 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 | 永久 | ||
| 2 | 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 | 永久 | ||
| 3 | 施工执照 | 永久 | ||
| 4 | 环保三同时、消防、卫生等条、件水、电、气、暖供应协议书 | 永久 | ||
| 5 | 产权证书 | 永久 | ||
| JJ12—5 施工 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 土地施工文件 | |||
| (1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 | 短期 | |||
| (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 | 长期 | |||
| (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 长期 | |||
| (4)建筑材料实验报告 | 长期 | |||
| (5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 | 永久 | |||
| (6)土建施工定位测量地质勘察 | 永久 | |||
| (7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 | 永久 | |||
| (8)隐蔽工程验收记录 | 永久 | |||
| (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 | 永久 | |||
| (10)分项、分单位工程抽量检查、评定 | 长期 | |||
| (11)交工验收记录证明 | 长期 | |||
| (12)竣工报告、竣工验收报告 | 永久 | |||
| 2 | 设备及管线安装施工文件 | |||
| (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 | 短期 | |||
| (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 | |||
| (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 | 长期 | |||
| (4)隐蔽工程检查验收记录 | 长期 | |||
| (5)强度、密闭性试验报告 | 长期 | |||
| (6)设备调试记录 | 短期 | |||
| (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 | 长期 | |||
| (8)系统调试、实验记录 | 长期 | |||
| (9)管线清洗、通水、清毒记录 | 短期 | |||
| (10)管线标高位置，坡度测量记录 | 长期 | |||
| (11)中间交工验收记录证明，工程质量评定 | 长期 | |||
| (12)竣工报告、竣工验收报告 | 长期 | |||
| 3 | 电气、仪表安装施工文件 | |||
| (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 | 短期 | |||
| (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 | |||
| (3)调试、整定记录 | 长期 | |||
| (4)性能测试和校核 | 长期 | |||
| (5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 | 长期 | |||
| (6)操作、联动试验 | 短期 | |||
| (7)电气装置交接记录 | 短期 | |||
| (8)中间交工验收记录、工程质量评定 | 长期 | |||
| (9)竣工报告、竣工验收报告 | 长期 | |||
| JJ12—6 竣工验收 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 竣工验收报告 | 永久 | ||
| 2 | 全部竣工图纸 | 永久 | ||
| 3 | 质量评审材料 | 永久 | ||
| 4 | 工程现场声像材料 | 永久 | ||
| 5 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 | ||
| JJ12—7 基建财务、器材管理 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 财务计划、年度计划 | 短期 | ||
| 2 | 工程概算、预算、决算 | 永久 | ||
| 3 | 主要材料消耗、器材管理 | 短期 | ||
| 4 | 交付使用的固定资产 | 永久 | ||
| JJ12—8 生产技术准备、试生产 | ||||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | ||
| 1 | 技术准备计划 | 短期 | ||
| 2 | 试生产管理、技术责任制 | 长期 | ||
| 3 | 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 | 短期 | ||
| 4 | 设备试车、验收、运转、维护记录 | 长期 | ||
| 5 | 安全操作规程、事故分析报告 | 长期 | ||
| 6 | 技术培训材料 | 短期 | ||
| 7 | 工业卫生、劳动保护材料 | 长期 | ||
资料交接单
| 项目名称 | 所属年度 | ||
| 资金来源及所属的 批复项目 | 办公室主任意见 | ||
| 序号 | 资料名称 | ||
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 | |||
| 5 | |||
| 6 | |||
| 7 | |||
| 8 | |||
| 9 | |||
| 10 | |||
| 11 | |||
| 12 | |||
| 备注： 移交人： 接收人：移交部门联系电话： 年 月 日 | |||
基建项目档案归档说明
| 建设项目名称 | 经费来源 | 总投资 | |||
| 建设项目 起止时间 |
建筑面积 | ||||
| 承建单位 | 协建单位 | ||||
| 承建单位 负责人 |
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建 设 项 目 结 果 或 中 止 情 况 说 明 |
项目负责人签名： 办公室主任签名 ： 副处长签名 ： 时间： |
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注：说明内容包括：建设项目来由、建设过程中遇到的问题及解决办法、建设项目质量等级、建设项目档案完整、齐全、准确程度。