北京大学医学部学生食堂价格平抑资金管理使用办法
2014-06-20
补助申请
2014-06-26为规范总务处机关（含综合办公室、运行管理办公室、校园管理办公室）办公用品的采购、保管、领取及使用，倡导资源节约，防止铺张浪费，特制定本制度。
一、办公用品的采购
总务处机关所有办公用品的采购，统一由总务处综合办公室（简称综合办）组织实施，采用集中采购与急用采购相结合的方法。采购的一般程序为：申请——审批——采购——登记入库——财务核对。
1.采购申请
为确保所需办公用品及时到位，请各部门于每年12月31日前报送下一年度的常规办公用品预算清单，便于综合办进行集中采购。其他急用物品，请至少提前3天向综合办提出申请。集中采购和急用采购均须填写《办公用品采购申请表》（附件1），并由部门负责人签字盖章。
2.采购审批
综合办接收需用部门的采购申请后，按照以下标准严格进行审批：金额在500元以下的物品采购需主管处领导审批；金额在500元及以上的物品采购经主管处领导审核后，处长审批。
3.实地采购
所有办公用品由综合办安排专人负责采购，采购之前需做好市场调查，寻找最佳供货商。单价在100元以上的物品，至少需要2人参与询价比选，并将采购方案提交综合办主任审核确定。
4.登记入库
办公用品采购完成后，验收合格的物品由管理员登记入库，同时填写《办公用品出入库明细表》（附件2）中的物品入库信息，进行电子存档。
5.资产核对
所有涉及固定资产的办公用品，由后勤机关专门资产管理人员核对入账。
二、办公用品的保管
1.办公用品的存放
入库的办公用品由综合办专人负责存放，存放时应该进行分类标记，便于快速提取物品。对于阶段性使用后返还至仓库的办公用品以及替换下来的办公旧物，应及时登记造册，便于旧物回收和再次利用。
2.办公用品的盘点检查
为了随时掌握办公用品的库存情况，综合办定期对库存物品进行盘点检查，确保账物相符，便于对采购的频率和数量进行科学控制。既保证办公用品的足量供应，又防止过量积压、造成浪费。
三、办公用品的领取
办公用品的领取实行按需分发、随用随领的办法。领取人须填写《办公用品领用登记表》（附件3）并签字，同时管理员应及时填写《办公用品出入库明细表》中物品出库信息，并实时更新库存数量，进行电子存档。
1.消耗性办公用品的领取
对于纸张、笔墨、胶水等消耗性的办公用品，应本着节约的原则，按照实际需求领用。
2.非消耗性办公用品的领取
对于订书机、剪刀、计算器、电话机等非消耗性的办公用品，重复申领时需说明原因或凭损毁旧物换取新品，杜绝虚报冒领。
3.贵重办公用品的领取
对于电脑、打印机等大件贵重办公用品的领取，应遵循专领专用的原则，除了填写领用登记表以外，还应列入固定资产管理范围，报资产管理员登记备案（附件4）。
四、办公用品的使用
1.所有办公用品应为办公所用，任何人不得据为己有或挪作私用。员工离职时应将单位配发的办公用品交回，如因个人原因丢失，应该照价赔偿。在正常使用过程中，若出现因非个人因素导致的损坏，应及时告知综合办，经核实后对损坏物品进行统一处理。
2.按照勤俭节约的原则，尽量做到物尽其用，坚决杜绝浪费、随意丢弃的行为。积极响应环保的要求，尽量对办公用品循环再利用，如打印时使用二次纸，重复使用大头针、回形针等，以提高办公用品的使用效率。
五、本制度自颁布之日起开始实施。
北京大学医学部总务处
二〇一四年四月三日
附件：
1.办公用品采购申请表
2.办公用品出入库明细表
3.办公用品领用登记表
4.固定资产登记表