后勤维修申报系统正式上线试运行

6月1日开始，您登陆医学部网站首页，进入“校内信息”后，点击“后勤保障”，即可进入北京大学医学部后勤维修申报系统，直接以网络形式申报维修。这一天，北京大学医学部后勤维修申报系统完成开发及测试工作，面向全校师生，正式公开上线试运行。

开发维修申报系统，是后勤信息化建设的重要部分，是后勤不断致力于提升服务效率、服务质量，提高服务满意度的体现。这首先为全校师生申报日常维修提供了更加便利的途径，也有利于后勤维修申报的规范化管理，及时反馈维修信息，迅速处理，及时得到用户回馈。

一、维修申报系统提出的背景

一直以来，医学部后勤维修申报以传统模式为主，主要以打电话的方式进行维修申报，没有一个有效的信息平台将后勤维修相关事项进行统一管理，维修服务信息也是仅仅借助纸质转单进行简单的记录，不利于对维修申报信息、申报响应者、现场维修人员、维修过程、维修结果、申报者满意度等进行统一关联管理，从而难免产生疏漏，这势必影响到校园管理中心乃至后勤处的服务质量。

随着信息化产业技术的突飞猛进，高效便利的网络化办公已经是大势所趋，最值得关注的是，非电子信息化的数据无法有效建立信息索引，不便于管理查询，这样在日常的后勤维修管理工作中单凭经验、记忆，往往不能有效实现维修服务质量跟踪，后勤服务投诉也就在所难免，与此同时，也会或多或少对整个校园生活或教学造成不良的后果。因此，利用现代信息技术开发一套后勤维修网上申报系统显得尤为重要，这不仅是后勤信息化建设、提升后勤管理水平的有效举措，同时也是在教室管理服务系统运行服务基础上，又为全校师生开辟了一个新的网上服务窗口。

二、方案的提出及启动

2009年，医学部主任助理、后勤与基建管理处处长宝海荣提出加快推进后勤信息化建设，建立后勤服务保障信息平台的目标。2009年10月，后勤教室管理服务系统率先上线运行，并得到师生良好反映。

在有效吸取教室管理服务系统良性因素基础上，后勤以解决传统模式下校园维修工作存在的弊端为出发点，结合加快推进建设信息化平台的要求，提出建立一套网络化、信息化报修的软件系统方案，并要求后勤运行管理办公室、基建维修办公室及校园管理中心负责组织实施。

2009年9月，宝海荣处长就建立网络维修申报系统进行部署，责成李兴武、张卫光副处长统筹方案，组织人员予以调研并论证、分析。

三、方案的实施

如何设计才能使师生报修更方便，怎样才能保证维修服务及时有效，如何才能使维修工作做到事事有记录、有反馈、有结果。师生满意度调查怎样才可行？以上问题只是设计方案中想到的一部分。一套方案必须经千思万虑，才能愈加周全。2009年10月以来，后勤运行管理办公室、基建维修办公室和校园管理中心就设计方案多次探讨，与北京博略顺和科技有限公司进行了多次商议，就定制开发软件系统实施计划、前期调研、需求调查等多个方面进行了深入的分析。

从方案的最初构想到走访调查、需求分析、系统设计、原型演示、系统的实现及测试，历时10个多月，经历了反反复复多次修改调整。由现有传统的工作模式向网络化、信息化的工作模式转变有一个跨度，不仅体现在时间层面、硬件层面，在操作层面、软件层面都需要一个渐变过程。无论是办公条件、设备配置，还是工作人员的计算机操作水平、办公观念或习惯，都不可能一蹴而就，需要一个不断提升、不断完善的过程。做维修申报系统软件的过程更是这样，必须一步一步，做的越细越好，越直观越好，越贴近用户的习惯越好，只有这样，系统的直接受益者才能真正得以理解并给予支持。因此，在原型设计上，校园管理中心与软件公司克服多方面困难，通过大量工作，并多次组织后勤处领导、维修工作人员进行演示、征求意见、探讨论证，力争方案最优、设计最科学合理。而这一过程对软件系统开发来讲是至关重要的工作。

2009年11月，在逸夫教学楼114会议室,后勤组织了一次需求论证讨论会，会上软件公司就软件开发的阶段性成果向与会处领导及后勤维修工作人员进行了演示。与会人员仔细研究，认真分析，并经充分论证，最终对软件各方面的要求基本达成了一致，进入了实际的项目运作阶段。

四、系统的调试、运行

2010年是后勤处建立服务保障信息平台的关键一年。为加快推进后勤信息化建设步伐，年初，后勤处明确校园管理中心主要负责北京大学医学部后勤网络报修系统的设置、安装及维护。

3月，校园管理中心成立专项小组，明确人员、明确职责、明确完工期限，并在原校园管理中心能源监控室的设计方案基础上及时进行调整，增加操作席位，调整监控室布局。同时，校园管理中心专项小组与软件方案的设计方北京博略顺和科技有限公司的设计人员就软件的功能、操作及硬件的配置等进行了多次面对面的沟通论证，经多次电话、电子邮件协商，最终确定现行维修申报系统方案。

定方案、定计划、定软件是基础，硬件的配备是关键。为保证网络申报系统尽快投入运行，从4月到5月，校园管理中心专项小组加班加点，全力配置维修申报系统硬件。4月，后勤维修申报系统硬件的采购计划得到设备与实验室管理处批准，予以采购，各项硬件设备陆续到位。5月，在医学部网络通讯中心的支持下，经信息中心工作人员精心调试，确定监控室网线固定IP地址。校园管理中心电工班安装专用电源，工程部安装防盗门、防护网，学校电监控施工方提前安装操作台、服务器机柜、监视器，学校水监控施工方提前进行监控设备的调试，后勤维修申报系统硬件供应商对服务器、UPS、微机、网络打印机等设备进行现场调试，一切准备工作都在大家的共同努力下，不断趋于完善。

5月25日，后勤处陈斌斌、李兴武、张卫光等副处长到现场指导工作，对维修申报系统的硬件、软件及相关配置给予了高度评价，要求校园管理中心尽快进行软件的安装调试，完善网页，完善系统功能，保证及时上线试运行。

为保证申报系统按期于6月1日面向全校师生正式试运行，5月31日，校园管理中心及软件公司对维修申报系统进行了最后的在线测试、夜间自动短信寻呼功能测试。经各方面共同努力，维修申报系统安装调试工作宣布结束，静待上线试运行。

6月1日，在信息通讯中心的帮助下，北京大学医学部后勤维修申报系统链接入医学部网站，开始进入试运行阶段，正式服务于广大师生。

五、后续工作

后勤维修申报系统正式上线试运行，这只是一个初步阶段。为使广大师生了解申报系统，知道如何操作、如何进入系统，后勤在校办的帮助下，于6月2日将维修申报系统试运行的公告置于医学部网站首页，就系统的链接网址、进入路径及使用说明等予以公布。

6月3日下午，宝海荣处长、王运生书记等后勤党政领导班子成员到校园管理中心，专门视察了后勤维修申报系统运行情况，并就维修系统网页及其操作、使用等提出了改进措施。提出了要通过建立完善后勤维修申报系统，进一步加快推进后勤信息化建设的进程。

除此之外，后勤将不断加大宣传力度，力争使广大师生了解后勤维修申报系统。将不断完善维修申报系统，建立管理制度、简化操作程序、规范管理流程，真正做到便利师生、服务师生。

六、致谢

本系统能够顺利上线试运行，不仅在于医学部、后勤处领导的支持和关注，在于校园管理中心、运行管理办公室、基建维修办公室及软件公司的通力合作，更应感谢校办、信息通讯中心等部门给予的大力支持。

最后，我们衷心希望该系统软件的开发能够为师生们提供更加便利、科学、高效的报修服务，同时也真诚地希望全校师生们在使用该系统的过程中随时提出意见和建议，便于我们随时根据需要进行调整，以求更大限度的为师生提供更加周到、贴心的服务。